Ⅱ　理事会運営細則

（目 的）

• 第１条　この細則は、規約第５節（理事会）に基づき理事会が業務を執行するに当り、規約に定めのない細目の事項および補足すべき事項を「理事会運営細則」として定め、もって理事会の円滑な運営を図ることを目的とする。

（役員の資格、定数および選出）

• 第２条　役員の資格は組合員とする。ただし管理組合の運営を円滑にするため、以下のごとく役割およびその資格を定める。
• 　　―　理事長、副理事長、会計担当理事、業務担当理事、広報担当理事および監事は原則として組合員とする。
• 　　二　その他の理事も原則的に組合員とするが、規約37条にいう居住者に加え賃貸入居者の就任も可能とする。

（理事長の職務）

• 第３条　理事長としての日常業務はおおむね次の各号に掲げるとおりとする。
• 　　―　理事長は、理事会を招集する場合、あわせて監事への通知も行う。
• 　　二　管理組合理事長の公印および銀行印の保管。
• 　　三　各種契約書類、協定書等承継書類の保管。
• 　　四　管理委託業務契約、請負工事契約、駐車場利用契約などの契約締結。専有部分の修繕等に関する申請の受付および承認。
• 　　五　請求書に基づく支払に関する決裁。
• 　　六　理事長名による受発信文書の処理および保管。
• 　　七　管理費等の未納者他に対する法的措置に伴う原告および被告。
• 　　八　毎月の会計検査点検および金融機関通帳残高の確認。

（副理事長および理事の職務分掌）

• 第４条　副理事長および理事の日常職務は、以下の管理組合理事職務分掌規定によるものとする。

管理組合理事　職務分掌規定

担当職名	分掌内容
副理事長	＊企画・総合調整 １　組合業務全般の連絡調整 ２　組合員の入退去等に関する手続きおよび調査 ３　規約、細則、規程等の調査研究 ４　行政、他管理組合との渉外業務 ５　他の理事の分掌に属さない業務（苦情処理等） ６　総会、理事会、階段委員連絡会等の準備運営 ＊審査に伴う事務 １　住宅の改造修理等の審査 ２　管理対象物の改築、修理の審査 ３　近隣住宅および環境に影響を及すものの設置等の審査 ４　優良中古マンションに関する書類の準備 ５　その他建築に関する事項 ＊防災・防犯に関する業務および危機管理 ＊作業応援ボランティアの業務調整管理
集会所担当	＊集会所の管理運営 １　集会所の鍵、利用者、備品等の管理
駐車・駐輪場担当	＊駐車場および駐輪場 １　駐車・駐輪場の管理運営 ２　駐車・駐輪場の契約 ３　駐車・駐輪場の施設計画 ４　車庫証明の発行 ５　駐車・駐輪状況の調査 ６　駐輪場の整備および不用自転車・バイク等の処分
業務担当	＊団地建物に係る各種業務の推進および委託会社との渉外業務 １　給・排水施設の清掃・点検および検査 ２　共有部分、専有部分の雨漏り、水漏れへの対応 ３　電気関係（共用灯、TVアンテナ、電話線）の保守管理 ＊管理対象物の保全 １　各専門委員会との連絡調整 ２　管理対象物の取得処分 ３　管理対象物台帳、備品台帳の作成、保管 ４　共有地、管理対象物の管理・保全 ５　土地使用（ガス、電気、給排水）の許可
広報　担当	＊広報業務 １　管理組合広報「たじまニュース」の定期発行 ２　広報に関する調査 ３　組合員等の情報窓口 ４　掲示板の管理および掲示物の審査 ５　総会、理事会の議事録作成
会計担当	＊予算・決算 １　歳出予算の執行 ２　予算案の作成 ３　支出を伴う契約事務 ４　決算事務 ５　管理運営費の出納 ６　財産の保全 ７　長期修繕計画の資金計画 ＊通常業務 １　帳簿の管理 ２　長期修繕工事に伴う各種事務 ３　各種帳票等の作成
防犯担当	＊防犯委員長として団地内・近隣の防犯活動 １　防犯委員会の組織 ２　居住者の防犯意識の向上、防犯パトロールの体制作りと実施 ３　防犯関係の公的および民間の諸制度・組織との連絡・調整
自治会担当	＊自治業務 １　行政機関等から配布される情報紙の配布 ２　各種協議会等からの募金業務 ３　近隣自治組織との渉外業務 ４　自治会内規に規定される、訃報の掲示および弔慰金の贈呈 ＊環境整備 １　毎月の定例清掃業務 ２　居住者が行う（２回／年）低木剪定業務 ３　朝霞市「きれいなまちづくり」運動参加の運営管理

（監事の職務）

• 第５条　監事の職務は、おおむね次の各号に掲げるとおりとする。
• 　　一　監事は、管理組合の財産の状況、管理組合の業務執行状況および書類・物品の保管状況を監査し、その結果を団地総会において報告しなければならない。
• 　　二　毎月の業務監査および会計検査点検ならびに金融機関通帳残高の確認。
• 　　三　年度末にリストに基づいた書類・物品の保管状況の確認。

（階段委員の職務）

• 第６条　階段委員の職務は、各階段の居住者への各種連絡等に加え、次の各号に掲げるものとする。
• 　　一　階段ごとの掲示板管理。
• 　　二　定例清掃の管理。（「清掃のお知らせ」等の掲示、毎月の集会所の清掃、低木剪定後の片付け、清掃当番ノートの管理）
• 　　三　階段照明器具の管理。
• 　　四　防火管理庫の鍵の管理。

（防犯委員の選出および職務）

• 第７条　防犯委員は、役員以外の階段委員で構成し、互選により防犯委員長１名を選出する。 防犯委員は、防犯委員長を中心に団地内の生活環境、特に防犯に関する居住者相互の協力の促進および防犯意識の向上に努める。 犯罪者を寄せ付けない団地作りのために、居住者14班による「防犯パトロール」を実施するに当り、その計画および体制作り等の業務を遂行する。

（細則の変更・増補）

• 第８条　この細則に疑義が生じたとき、またはこの細則に定めのない事項で制定が必要と判断された場合、理事会は該当する規則を起案する事ができるが、 追加された条文は最も近い団地総会における承認決議を経て効力を発するものとする。

（細則の改廃）

• 第９条 この細則の改廃は、団地総会の決議によるものとする。

附則

• １　2007年3月25日施行。
• ２　2011年3月27日　第４条および第７条改正。
• ３　2012年3月25日　第２条改正。
• ４　2013年3月24日　第２条および第４条改正。
• ５　2020年3月29日　第２条改正、第３条文言挿入、第４条一部削除、第５条３項挿入。