Ⅳ 会計細則
第１章 総則
（目 的）
- 第１条 この細則は、規約第７章《会計》に係わり管理組合が行う会計業務について、その細目を定めることを目的とする。
（会計の原則）
- 第２条 会計責任者は、常に組合費の経理状況を明らかにし、かつ公正、妥当な処理を行わなければならない。
（会計の区分）
- 第３条 会計は、以下の各号に区分しかつ別表第５の「勘定科目」に定められた収入科目および支出科目に基づき細目に区分して行うものとする。
- 一 （一般会計）管理費会計。
- 二 （特別会計）修繕積立金会計。
（会計責任者の責務）
- 第４条 会計責任者は、組合費の出納、現金、有価証券、物品等の保管、および不動産の管理、予算・決算その他の会計事務の総てを行う。
第２章 帳簿
（帳簿の種類）
- 第５条 会計に用いられる帳簿は次のとおりとする。
- 一 現金出納簿。
- 二 預金出納簿。
- 三 総勘定元帳。
- 四 月別収支状況表。
- 五 備品台帳。
- 六 組合諸費用に係る見積書、納品書、請求書、領収書などの証票類のファイル。
（帳簿への記入）
- 第６条 すべての取引は、その正当性を示す証拠書類に基づきかつ発生した都度に起票し、
理事長の決済を得たうえで該当する帳簿にその内容を記帳しなければならない。
第３章 収入および支出
（金融機関の設定）
- 第７条 管理組合の取扱い金融機関は、理事会の決定によるものとし、理事長はその金融機関に預金口座を設けるものとする。
- ２ 口座名称は、理事長の姓名とし、これに管理組合の正式名称ならびに理事の職名を付記する。
（納入の請求）
- 第８条 会計責任者から債務者への支払請求は、請求書送付により行なうものとする。
（管理費等の徴収）
- 第９条 会計責任者は、管理費等を徴収入金する場合、次の方法によるものとする。
- 一 管理組合が組合員に指定した金融機関に、毎月預金口座振替依頼書を提出し、組合員の預金口座より、組合の口座へ自動振替を行う事により徴収し入金する。
- 二 会計責任者が、組合員の預金口座の金額不足のため、収納出来なかった管理費等、駐車場使用料その他の使用料については、第11条（督促）の手順に基づく請求を行ない、その未納内容によっては利息を加算した金額を徴収するものとする。
- ２ 会計責任者が、取引金融機関より管理費等および各種使用料が引き落としできなかった事の通知を受けた時は、直ちに預金口座の金額不足が起きた組合員等（以下「未納者」という。）に宛てた請求を起こし、これを徴収しなければならない。
（収入金の処置）
- 第10条 会計責任者が現金にて収納した現金、小切手または手形等は、遅滞なく取引金融機関に預け入れなければならない。
（督 促）
- 第11条 会計責任者は、規約第63条（管理費等の徴収）に定める「管理費等および使用料」について、請求を起こしたにもかかわらず納入期限までに払込みをしない未納者に対して、以下の手順で督促を行ない管理組合の収入の確保を図らなければならない。督促はその状況に応じ以下の各号に掲げる方法で行うものとする。
- 一 前月引き落としできなかった未納者には電話による督促を行う。
- 二 ３ヶ月以上の未納者には、電話または配達証明郵便による督促を行う。
- 三 ６ヶ月以上の未納者には、内容証明郵便により督促、必要に応じて弁護士にその処理を依頼することができる。
- 四 支払い命令、あるいは訴訟等による督促を行う場合には、原則として弁護士に依頼するものとする。
（領収書の徴収）
- 第12条 会計責任者が支払いを行なうときは、支払い先からこれに対応する領収督を徴収しなければならない。
（支 払）
- 第13条 会計責任者が支払いを行なうときは、原則的に取引先が口座を有する金融機関への振込みをもって行なうものとする。ただし、５千円未満の支払額については、現金により行うことができる。
（手持現金）
- 第14条 会計責任者は、小口の現金支払に当てるため、常時10万円未満の現金を手元に置くことができる。
（出納保管）
- 第15条 理事長は管理組合の公式印鑑等を責任をもって管理し、亡失または不正使用が生じないよう厳重に保管管理をしなければならない。
- ２ 会計責任者は、現金、預り証書類およびこれに類する証書もしくは証券を責任を持って管理しかつ厳重に保管しなければならない。
- ３ 預金口座の通帳は業務委託先が保管し、同預金口座の印鑑は理事長が保管する。印鑑は不正に使用されることのないよう厳重に保管しなければならない。
第４章 予算および決算
（予算の作成）
- 第16条 会計責任者は、次期会計年度の予算原案を作成し、これを次期会計年度の開始１ヶ月前までに理事長に提出しなければならない。
- ２ 理事長は、会計責任者からの原案に基づき、次期会計年度の予算案を作成し、会計年度の最後の理事会の検討を経て、通常総会に提出し、その決議を受けなければならない。ただし、経常経費については基本的に毎年度予算の例にならうものとする。
（予算の編成）
- 第17条 予算は、この細則の第３条（会計の区分）に定めた会計区分に従って編成する。
（予算の執行）
- 第18条 予算の執行は、会計責任者が、理事会の決議と毎月の承認に基づいて、その事務を行う。
（決 算）
- 第19条 会計責任者は、当年度の会計決算書原案を作成し、その年度の3月15日までに理事長に提出しなければならない。
- ２ 理事長は、会計責任者からの会計決算書に監事の意見を付し、理事会にて検討・確認の後、これを団地総会に提出するものとする。
- ３ 会計帳簿の締め切りは、必要な手続終了後速やかに行うものとし、3月10日に完了させるものとする。
（会計責任者の責務）
- 第20条 会計責任者は、自らが善良な管理者としての責務を怠り、その結果その保管に係る現金、有価証券、帳票類および物品等を亡失または棄損して管理組合に損害を与えたときは、その損害賠償の責に任じなければならない。
（会計慣行の持続）
- 第21条 会計に関する書式ならびに手続は、毎年度これを持続するものとし、理事会の承認が無いにも拘わらず変更してはならない。
第５章 会計監査
（会計監査）
- 第22条 会計監査は、規約第43条（監事）により監事がこれにあたる。
（監事の監査権限）
- 第23条 監事は、会計責任者に対し、現金、預金通帳、有価証券等の証拠書類の提示および事実の説明、関連資料の提出、その他監査に必要な事項を要求することができる。
第６章 雑則
（証拠書類の整理）
- 第24条 会計責任者は、収入および支出に関する証拠書類を、日付順に整理し月毎に区分して編綴して置かなければならない。
（細則の変更・増補）
- 第25条 この細則に疑義が生じたとき、またはこの細則に定めのない事項の制定が必要と判断された場合、理事会は該当する規則を起案する事ができるが、追加された条文は最も近い団地総会における承認決議を経て効力を発するものとする。
（細則の改廃）
- 第26条 この細則の改廃は、団地総会の決議によるものとする。
附則
- １ 1975年3月28日 施行。
- ２ 2007年3月25日 改正。
- ３ 2020年3月29日 第15条改正。