Ⅸ 専門委員会運営細則
Ⅸ-Ｉ 環境保全委員会運営細則
（目 的）
- 第１条 この細則は、朝霞田島住宅の良好な総合的環境を維持・改良・管理する業務を行うことを目的として、在来の建物保全委員会と植栽保全委員会を統合するため設置された環境保全委員会（以下｢委員会｣という。）の運営規範を定めるものである。
（機 能）
- 第２条 委員会は、前条にかかわる共有物の維持管理に関する事項について理事会よりの諮問を受け、その課題を調査、検討し対策案を答申すると共に、決定された施工内容を管理推進する機関としての機能を有するものとする。委員会はもっぱら諮問機関としての任を負うものであり、答申内容の採否は理事会が決めるものである。
（活動内容）
- 第３条 建物に関する活動内容
- 一 将来計画が総会で承認されるまでの定期的な修繕の計画作成とその実行、突発的に発生する不具合の解決、ならびに修繕積立金計画のシミュレーションを行う。
- 二 団地建物に関わる各種業務と管理対象物の保全を主たる職務とする業務担当理事の補佐を行う。
- ２ 植栽に関する事項
- 一 在来は、主要樹木に限定してきた剪定から、敷地内樹木の植栽密度、費用、美観などを考慮した整備計画を立案し植栽の維持・保全を図る。
- 二 活動においては、当該委員以外の参加者を募り、植栽手入れのお手伝いをいただき、コミュニティ形成の一部となることを試行する。
- ３ 将来計画の準備、検討との関係
- 保全業務は将来計画の準備、検討作業と切り口が全く異なるため、環境保全委員会は将来計画の準備、検討には参加しない。ただし将来計画に関する資料やデータの提供依頼には積極的に対応する。
（報 告）
- 第４条 委員会で立案し理事会で承認された大規模修繕・資金計画等は、翌年度における｢環境保全委員会計画書｣として毎年度末に理事会に報告するとともに、総会議案書の一部としてこれに記載し、通常総会において必要な承認を得て、その効力を発するものとする。
（広 報）
- 第５条 委員会は理事会の指示に従い、協力して下記の事項について必要な広報活動を随時行い、組合員等にその内容を周知させるものとする。
- 一 計画立案過程。
- 二 工事期間中の現況。
- 三 工事終了後の結果。
（大規模修繕）
- 第６条 委員会は理事会の指示に従い、大規模修繕完了後、最も近い団地総会において修繕完了報告と決算報告を行い、必要な承認を得なければならない。
（任期と兼任禁止）
- 第７条 委員会の委員の任期は原則１年とし、理事会が継続の必要性があると認めた場合においては再任を認めるものとする。なお委員は職務の内容からして、理事会の役員を兼任してはならない。
（委員会の開催）
- 第８条 委員会は、委員相互の提案により必要のつど開催されるものとする。会議には必要に応じ、理事長および理事長の指名する役員が加わることができる。また会議はオープンなものとし、組合員の傍聴および発言についてもこれを妨げないものとする。
（諮問の内容）
- 第９条 委員会は、もっぱら以下の諮問に対する答申を行なうものとする。
- 一 管理対象物の修繕計画方法に関すること。
- 二 前号にかかわる費用に関すること。
- 三 修繕工事の点検ならびに交渉等に関すること。
- 四 理事会から要請があった場合の調査および理事会への報告。
- 五 その他理事会から諮問された事項、組合員からの要望に関すること。
（経 費）
- 第10条 委員会の業務遂行に要する経費は、そのつど理事会の承認を得るものとし、かつ管理組合が負担するもとする。
（細則の変更・増補）
- 第11条 この細則に疑義が生じたとき、またはこの細則に定めのない事項で制定が必要と判断された場合、理事会は該当する規則を起案する事ができるが、追加された条文は最も近い団地総会における決議を経て効力を発するものとする。
（細則の改廃）
- 第12条 この細則の改廃は、団地総会の決議によるものとする。
附則
- １ 2007年3月25日 施行。
- ２ 2011年3月27日 改正。
- Ⅸ‐Ⅰ建物保全委員会運営細則およびⅨ‐Ⅱ 植栽保全委員会運営細則を廃止する
- 上記委員会を統合しⅨ‐Ⅰ環境保全委員会運営細則とする。
- ３ 2014年3月24日改正。
今後の環境保全委員会
- 今後の修繕項で毎年のように行ってきた修繕は平成25年以降、スポット的な修繕になります。今後は工事前年から工事内容精査、見積もり等の検討を行い理事会に提案する形態で十分と考え、定常的な保全委員会としての活動は停止し、下記事項に沿った活動形態に移行します。
- ・環境保全委員会報酬はなし
- ・理事免除は適用しない
- ・自主保全および植栽に関してはボランティア組織である芝刈り隊の形態を可能な限り維持する（人的要因で運営が維持できなくなった時点で外部業者に委託）
- ・業務理事のサポートは適宜継続する
- ・理事会からの要請のあった事項に関しては適宜対応する
- ・将来計画検討委員会から修繕/建て替えに関する試算や資料の提供など技術的要請があった際は適宜対応する
Ⅸ‐Ⅱ 将来計画検討委員会運営細則
（目 的）
- 第１条 この細則は、規約第58条（専門委員会の設置）、および第83条（管理・運営細則）に基づき設置される将来計画検討委員会（以下委員会と称す）の運営規範を定めるものである。
（委員会の使命）
- 第２条 築後38年を迎える朝霞田島住宅の今後について、組合員が共有する土地・建物の維持、大規模修繕の実施の如何とその時期の設定、ならびに、いずれは不可避となる建て替えもしくは滅失の可能性とその時期を探るという視点から、20年間程度をカバーする基本的方向性の案および、それに基づく長期計画の案を策定し居住者の住生活プランに寄与する。
（機 能）
- 第３条 委員会は理事会の諮問機関であり、理事会から諮問を受けた課題および事項について答申を行うものとする。すなわち前条にかかわる資料・情報を収集・整理、検討し、その結果を理事会に報告し、理事会の審議と決定を経て居住者に広報するとともに、団地総会で報告する。さらに理事会から新たな事項について諮問を受けた場合、答申もしくは意見具申を行う。
（活動内容）
- 第４条 将来計画案策定にかかわる活動内容
- ＜前期＞
- 一 準備会が収集し今後は委員会が収集する資料の詳細検討、整理、および、その結果を理事会への報告と審議を経て概要を公表する。あわせて組合員の利用に供する。
- 二 団地居住者の住生活将来像、現在の建物・共有地・共有施設に対する満足・不満足点、改善要望点等についての、アンケート調査の実施および結果の理事会への報告。その審議を経て総会に報告する。
- 三 本条第一、第二号に基づいて数種の将来計画素案を作成。さらにこれらの将来計画素案を基とする組合員に対するアンケート調査を実施。その結果の報告と意見具申を理事会に対して行い、その審議を経て随時組合員に広報する。
- 四 上記三号の活動に伴い、理事会の承認と協力を得て適時に勉強会、居住者集会、見学会などを企画、実行する。
- 五 巨大災害で被災した場合における、管理組合の対処と意思決定のあり方に関する緊急時対応計画素案の作成および理事会に対する答申。緊急時対応計画は、活動期間中の各年に見直し結果を各年度理事会に答申する。
- ＜後期＞
- 六 具体的な長期計画とロードマップの作成。
- 七 上記第五号に関わって、外部専門家の有償もしくは無償の業務委託。
- 八 基本的方向性の一本化および将来計画案の作成。
- 九 活動期間中に、理事会が将来計画案作成に関して前記第一号から第八号以外の事項および課題を諮問した場合、理事会に対し時宣を得た答申を行う。
（活動期間）
- 第５条 委員会の活動期間は概ね６年間とする。第３条にいう前期は、同上第一号から第四号の活動が完了した時点を持って終了する。後期は同上第六号から第八号までが完了した時点で終了する。
- 第６条 将来計画が団地総会で承認を得た後、計画の実行、管理、見直しと修正などの任務は｢将来計画実行委員会（仮称）｣に引き継がれる。
（委員の構成と任期）
- 第７条 委員は、自薦他薦による立候補者から理事会が５名程度を選任する。委員の任期は１年とする。ただし翌年度理事会が選任すれば、総会の承認を得て留任を可とする。
- 第８条 当年度の委員会が委員補充を必要と判断すれば候補者を推薦することができる。候補者の委員選任は理事会が行う。その場合の任期は当年度末までとする。
（経 費）
- 第９条 委員会の活動遂行に要する経費は、そのつど理事会の承認を得るものとし、かつ管理組合が負担するものとする。
（細則の改廃）
- 第10条 この細則の改廃は、団地総会の決議によるものとする。
附則